850 saisonale Einstellungen in 6 Wochen

RetailFirst AG ist eine Schweizer Einzelhandelskette mit 50 Filialstandorten. Vor dem Weihnachtsgeschäft muss sie jedes Jahr innerhalb von 6 Wochen 800-900 Saisonkräfte einstellen. Filialleiter mussten dabei viele Bewerbungen bearbeiten, während das zentrale Recruiting die Auswahl über mehrere Dutzend Standorte koordinierte. Die veröffentlichte Fallstudie beschreibt, wie KI-Interviews diese Arbeit vereinheitlichten und beschleunigten. Sie berichtet außerdem über Verbesserungen bei der Einstellungsqualität und der Erfahrung der Bewerber im Auswahlprozess.

Jeder der 50 Filialleiter von RetailFirst hatte einen eigenen Ablauf für die Vorauswahl. Einige Filialen wählten sehr streng aus, andere stellten nahezu jeden Bewerber ein. Dadurch unterschied sich die Qualität des Kundenservice im Weihnachtsgeschäft. Das zentrale Recruiting-Team sollte die Auswahl koordinieren, war mit 8 Recruitern für 50 Filialen aber zu knapp besetzt. Die meisten Bewerbungen gingen innerhalb eines 3-Wochen-Fensters im Oktober ein; Bewerber erwarteten innerhalb weniger Tage eine Antwort. Gleichzeitig bereiteten die Filialleiter das Weihnachtsgeschäft vor und hatten wenig Zeit für Telefoninterviews. Lange Wartezeiten und uneinheitliche Rückmeldungen hinterließen einen ungeordneten Eindruck. Gut geeignete Bewerber nahmen deshalb Angebote anderer Einzelhändler an.

RetailFirst nutzte Talky, um einen standardisierten, automatisierten Screening-Prozess zu schaffen, der hohe Bewerbungsvolumen bewältigen konnte, während konsistente Evaluationskriterien über alle Standorte hinweg beibehalten wurden. Die Lösung konzentrierte sich auf ein 10-12-minütiges KI-Interview, zugänglich via WhatsApp, Telefon oder Web - was Kandidaten die Wahl des Zeitpunkts gab, das Screening zum passenden Zeitpunkt abzuschließen. Das Interview wurde gestaltet, um die Schlüsselqualitäten zu bewerten, die RetailFirst bei erfolgreichen saisonalen Mitarbeitern identifiziert hatte: Kundenservice-Orientierung, Verfügbarkeit während verkaufsstarken Tagen (einschließlich Wochenenden und Abenden), Zuverlässigkeit und Fähigkeit, mit Hochdruck-Situationen umzugehen. Die KI nutzte szenariobasierte Fragen wie 'Beschreiben Sie, wie Sie mit einem verärgerten Kunden umgehen würden, der einen Artikel ohne Quittung zurückgeben möchte', um sowohl Problemlösung als auch Kommunikationsfähigkeiten zu evaluieren. Kandidaten, die das KI-Screening bestanden, wurden automatisch für persönliche Interviews mit ihrem lokalen Filialleiter eingeplant, wobei die Terminierung über die Talky-Plattform koordiniert wurde.

RetailFirst begann die Einführung Ende August und gab sich einen 6-Wochen-Vorlauf vor dem Oktober-Einstellungsschub. Das Projekt wurde vom zentralen Recruiting-Team in Partnerschaft mit einer Task Force erfahrener Filialleiter geleitet, die halfen, die Interview-Fragen und Bewertungsskala zu entwickeln. Eine Schlüssel-Einführungsentscheidung war, das KI-Interview zum ersten Schritt im Prozess zu machen, wobei alle Bewerber eine automatisierte Interview-Einladung innerhalb von 1 Stunde nach Einreichung ihrer Bewerbung erhielten. Dies stellte eine schnelle und einheitliche Rückmeldung an Bewerber über alle Standorte hinweg sicher und ermöglichte es Filialleitern, ihre Zeit nur auf Kandidaten zu konzentrieren, die bereits geprüft worden waren.

Die Weihnachts-Einstellungssaison 2024 war RetailFirsts bislang reibungsloseste. Das KI-System interviewte 2.341 Kandidaten in 6 Wochen - ein Volumen, das mit traditionellen Telefonscreenings unmöglich zu bewältigen gewesen wäre. Die durchschnittliche Zeit von Bewerbung bis zum abgeschlossenen Screening sank von 11 Tagen auf 2 Stunden, was den Austausch mit den Bewerbern deutlich verbesserte. Filialleiter lobten die Qualität der Kandidaten, die zu persönlichen Interviews gelangten, und bemerkten, dass sie nun ihre Zeit auf Gespräche über die Zusammenarbeit im Team konzentrieren konnten anstatt auf grundlegendes Qualifikations-Screening. RetailFirst stellte erfolgreich 867 saisonale Mitarbeiter ein und übertraf ihr Ziel um 17. Außerdem berichtet die Fallstudie, dass die Qualität der Einstellungen messbare Verbesserungen zeigte. Die Kundenzufriedenheitswerte der Weihnachtssaison waren 8% höher als im Vorjahr, und die Verbleibquote saisonaler Mitarbeiter (Abschluss der gesamten Weihnachtssaison) stieg von 82% auf 91%. Filialleiter berichteten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 15 Stunden pro Filiale bei Recruiting-Aktivitäten, was es ihnen ermöglichte, sich auf Training und Operations während der kritischen November-Dezember-Periode zu konzentrieren.

" Talky verwandelte unser saisonales Recruiting von einem gefürchteten jährlichen Chaos in eine gut geölte Maschine. Unsere Store-Manager können sich nun auf die Führung ihrer Stores konzentrieren, anstatt in Telefonscreenings begraben zu sein, und wir stellen bessere Leute schneller ein. Es war ein Game-Changer für unsere Weihnachtsoperationen. "

Anna Becker

Head of Talent Acquisition, RetailFirst AG

Standardisiertes KI-Screening stellt konsistente Einstellungsstandards über mehrere Standorte hinweg sicher

Wählbare Gesprächskanäle (WhatsApp, Telefon, Web) erhöhen Abschlussraten für saisonale Kandidaten

Automatisierte, schnelle Kontaktaufnahme mit Bewerbern (innerhalb von 1 Stunde) ist kritisch während Phasen mit starker Konkurrenz um Bewerber

Szenariobasierte Interview-Fragen sind effektiver als allgemeine Frage-Antwort-Gespräche für die Bewertung von Kundenservice-Fähigkeiten

Die Befreiung von Managern vom Screening ermöglicht es ihnen, sich auf Gespräche über die Zusammenarbeit im Team und Operations während Zeiten mit hohem Personalbedarf zu konzentrieren

Weiterführende Inhalte